Caso você ainda não utilize um sistema automatizado de gestão, neste texto você irá aprender a construir a sua própria planilha de controle de vendas, além de saber como utilizá-la na sua operação.
Além disso, neste texto você irá saber o porque deve abandonar o uso de planilhas para controlar as vendas do seu negócio. Passando desta forma a usar apenas como um suplemento e análises, passando a fazer sua gestão através de um Software CRM.
O que faz uma planilha de controle de Vendas
Uma planilha de controle de vendas, pode ser utilizada para auxiliar na gestão operacional e estratégica da sua operação de vendas. No entanto o ideal é que caso ainda utilize planilhas, que elas sejam personalizadas para o seu negócio, evitando assim gargalos na operação e gestão de processos.
Normalmente através de uma planilha você poderá realizar:
- Cadastro de clientes e produtos;
- Gestão financeira das vendas, faturamentos e recebimentos;
- Controle de metas e métricas;
- Anotação das entradas e saídas diárias;
- Criação de previsão de vendas.
Sobre os tipos de planilha, é importante observar que elas não mais estão restritas somente ao desktop do Windows, mas também estão acessíveis gratuitamente através do Google Sheets e também no Office 365 da Microsoft.
Vantagens e desvantagens de utilizar planilhas na operação de vendas
Certamente, mesmo para quem está estruturando uma nova operação de vendas, sabe que existem mais desvantagens do que vantagens na utilização de planilhas. Mas queremos neste texto ajudar você a tomar a melhor decisão para o seu negócio, visando suas métricas e objetivos.
Vamos Lá?
Vantagens:
- 100% gratuita;
- Pode ser personalizada com diversas fórmulas para adequar totalmente ao seu processo;
- Se você for um usuário avançado é possível criar pequenos programas, usando a linguagem VBA no Excel, ou o GScript da Google, bastante semelhante ao Javascript e de fácil aprendizado;
Desvantagens
“Você não quer se tornar o doutor planilhas, não é mesmo?! Então ao menos que este seja o seu negócio, focar em planilhas não irá trazer o resultado que você precisa para pagar as contas no final do mês”
- Você pode perder o tempo em foco através das planilhas deixando de focar naquilo que realmente trás resultados para o seu negócio;
- Por mais que em alguns casos se possa bloquear a edição da planilha, você não conseguirá permissionar totalmente os acessos, o que pode incorrer em mal uso dos dados por parte dos vendedores, além de erros;
- Ao longo do tempo sua planilha irá ficar cada vez mais pesada;
- Risco de perda de informação;
- Dificuldade em criar relatórios e relacionar os dados;
- Perca de tempo operacional para alimentar diversos campos;
Agora que você já entende as vantagens e desvantagens em utilizar planilhas no seu negócio, o próximo passo é entender como criar a sua planilha.
Mapeie o seu processo e campos que irá utilizar
Semelhante à criação de um software, para criar uma planilha de controle de vendas de alto nível, é bastante importante que você primeiro mapeie o seu processo. Identificando quais são os macro e micro processos, e a hierarquia entre eles.
Neste exemplo, estamos mapeando um processo de Atendimento do Cliente, dividido entre “Cadastro” e “Aprovação de Crédito”, onde já conseguimos identificar as informações necessárias para serem coletadas.
Assim, podemos transpor estes dados para uma planilha, onde as etapas irão se tornar Abas, e cada uma das informações se tornará uma coluna.
Ficando muito mais fácil ter um processo inteligente e conciso.
Utilize fórmulas e validação de dados para relacionar os dados
Uma das grandes vantagens na utilização de planilhas é poder se utilizar de fórmulas e planilhas para diminuir o número de inputs e facilitar o uso da planilha.
Iremos mostrar as fórmulas mais úteis na sua planilha de controle de vendas.
1 – Validação de Dados
Através da validação de dados, você pode criar listas suspensas, onde é possível buscar registros de outras abas, assim você conseguirá criar uma base de clientes separada da relação de vendas ou comissões e impedir registros incorretos.
1 – LOOKUP ou PROCV
Através desta fórmula você poderá pesquisar informações em outras tabelas . No exemplo abaixo, nós estamos pesquisando o SKU do produto “Tv de Led 29” LG” que se encontra na aba produtos no intervalo B2:I600.
2 – IF e IFS
Do Inglês “ E se”, testa uma ou várias condições, possibilitando por exemplo que você possa ter um percentual diferente de comissionamento dependendo da quantidade de desconto oferecida pelo vendedor.
3 – SUM e SUMIFs
Outra fórmula muito útil é a SUM, onde você pode somar um intervalo de células, e ainda a SUMIFs que também soma um intervalo porém sob certas condições.
Um bom exemplo de uso dessa fórmula é somar o valor de vendas de um determinado vendedor.
Faça bom uso dos Gráficos
Através do recursos de gráficos você poderá facilitar a análise dos seus dados na planilha de controle de vendas, assim será mais fácil avaliar o histórico de evolução de vendas, comparar a performance de vendas de cada vendedor e até mesmo o alcance das metas.
